Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on tuoda rekisteröidyn tietoon EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) informointivelvoitteen edellyttämät tiedot.
Laatimispäivä 17.9.2019
1. Rekisterinpitäjä
Kopiosto ry (0414755-2)
Hietaniemenkatu 2, 00100 Helsinki
puh. (09) 431 521, kopiosto(at)kopiosto.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Kirsi Salmela
Hietaniemenkatu 2, 00100 Helsinki
puh. (09) 431 521, kirsi.salmela(at)kopiosto.fi
Yhteyshenkilö tietosuojaa koskevissa asioissa
Sami Kokljuschkin
Hietaniemenkatu 2, 00100 Helsinki
puh. (09) 431 521, sami.kokljuschkin(at)kopiosto.fi
2. Rekisterin nimi
©-info kuvakkeen asiakasrekisteri
3. Rekisteröidyt henkilöt
©-info kuvakkeen asiakasyhteisöt ja niiden yhteyshenkilöt.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään ainoastaan seuraaviin ennalta määriteltyihin tarkoituksiin.
Tähän rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään asiakassuhteen perustamiseen ja ylläpitoon sekä asiakassuhteen muuhun hoitamiseen ja hallinnointiin.
Rekisteröidyn henkilötietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen (©-info -kuvakkeen tilaus).
5. Rekisterin tietosisältö
Asiakasyhteisöistä voidaan tallentaa seuraavia tietoja:
- yhteisön nimi, yhteyshenkilön nimi ja sähköpostiosoite
- verkkosivun osoite, jolle ©-info -kuvake ladataan
- verkkosivun sisällön tekijä- ja tekijänoikeudenhaltijatieto
- verkkosivulla olevien eri tyyppisten sisältöjen käyttöehtoja
Henkilötietoina voidaan tallentaa seuraavia tietoja:
- yhteyshenkilön etu- ja sukunimi ja sähköpostiosoite.
6. Henkilötietojen säilyttämisaika
Henkilötietoja säilytetään asiakasyhteisön asiakkuuden ajan. Henkilötieto poistetaan, kun asiakasyhteisö lopettaa ©-info -kuvakkeen käyttämisen ja ilmoittaa sitä Kopiostolle tai jos Kopiosto itse havaitsee, että asiakasyhteisö ei enää käytä ©-info -kuvaketta.
7. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tallennetut henkilötiedot ja pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan ja täydentämään virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistetuksi. Tämä ei kuitenkaan koske sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä rekisterinpitäjän määrittämän tämän tietosuojaselosteen käyttötarkoituksen toteuttamiseksi tai joiden säilyttämistä laki edellyttää.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa ja rajoittaa sitä, että rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, jos se tapahtuu rekisteröidyn mielestä tietosuojalainsäädännön vastaisesti tai ilman oikeutta käsitellä jotain henkilötietoja.
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytössä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Rekisteröidyllä on oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos tietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja tietoja käsitellään automaattisesti.
Jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä on käsitellyt hänen henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vastaisesti, rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto).
Rekisteröity voi toteuttaa tämän kohdan mukaiset oikeudet rekisterinpitäjän toimistossa henkilökohtaisesti tai lähettämällä omakätisesti allekirjoitetun kirjeen kohdassa 1 mainitulle yhteyshenkilölle.
8. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavia tietoja saadaan asiakasyhteisöltä ja rekisteröidyltä itseltään.
9. Henkilötietojen luovutukset kolmansille osapuolille ja henkilötietojen käsittelijät
Kopiosto ei luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille.
Rekisterinpitäjä voi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
Kopiosto on tehnyt joidenkin palveluntoimittajien kanssa sopimuksia, jotka sisältävät henkilötietojen käsittelyn Kopioston puolesta. Tällaiset sopimukset koskevat tyypillisesti esimerkiksi ohjelmistokehitys-, ylläpito-, palvelin- ja IT-tukipalveluita.
10. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Kopiosto ei käytä henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
12. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään aina luottamuksellisesti ja kulloinkin voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Sähköisessä muodossa olevat rekisterin sisältämät tiedot on tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmiin, jotka on suojattu ulkopuolisilta palomuureilla, pääsynvalvonnalla ja muilla teknisillä suojakeinoilla. Pääsy rekisterin mukaisiin henkilötietoihin on vain niillä työntekijöillä ja ylläpitäjillä, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Järjestelmien käyttö edellyttää vähintään henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Rekisterinpitäjän palveluksessa olevia työntekijöitä sitoo henkilötietoja koskeva salassapitositoumus. Järjestelmät sijaitsevat lukitussa tilassa EU talousalueella, johon on asiattomilta pääsy estetty.
Käsiteltävä manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa ja vartioidussa tilassa.
13. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Kopiostolla on oikeus muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat olla tarpeen esimerkiksi palvelujemme parantamisen ja kehittymisen vuoksi tai lainsäädännön muutosten vuoksi.