AVEKin tukihakemusten tietosuojaseloste

Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on tuoda rekisteröidyn tietoon EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) informointivelvoitteen edellyttämät tiedot.

Päivitetty 4.1.2022

  1. Rekisterinpitäjä

Kopiosto ry (0414755-2)
Hietaniemenkatu 2, 00100 Helsinki
09 431 521, kopiosto@kopiosto.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Erja Mäki-Iso
Hietaniemenkatu 2, 00100 Helsinki
09 431 521, erja.maki-iso@avek.kopiosto.fi

Yhteyshenkilö tietosuojaa koskevissa asioissa

Sami Kokljuschkin
Hietaniemenkatu 2, 00100 Helsinki
09 431 521, sami.kokljuschkin@kopiosto.fi

  1. Rekisterin nimi

AVEKIN TUKIHAKEMUSTEN REKISTERI

  1. Rekisteröidyt

AVEKin tukea hakevat asiakkaat:

– yksityishenkilöt

– työryhmät

– järjestöt

– yhtiöt

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään ainoastaan seuraaviin, ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Tähän rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään AVEKille toimitettujen tukihakemusten käsittelemiseksi ja tukien maksamiseksi. Henkilötietoja käsitellä lisäksi myös tukihakemusprosessiin olennaisesti liittyvän informaation jakamiseen, tukipäätöksistä tiedottamiseen ja tukitoiminnan tilastoimiseen.

Käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu käsitellä sille toimitettu tukihakemus.

Henkilötietoja ei käytetä suoramarkkinointia, etämyyntiä, markkina- ja mielipidetutkimusta eikä henkilötietomatrikkeli tai sukututkimusta varten.

  1. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyistä voidaan tallentaa seuraavia henkilötietoja:

henkilön nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, pankkitili, aiemmat tukipäätökset

  1. Henkilötietojen säilyttämisaika

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei ole tarpeen lain taikka AVEKin tai rekisteröidyn oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tallennetut henkilötiedot ja pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan ja täydentämään virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistetuksi. Tämä ei kuitenkaan koske sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä rekisterinpitäjän määrittämän tämän tietosuojaselosteen käyttötarkoituksen toteuttamiseksi tai joiden säilyttämistä laki edellyttää.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa ja rajoittaa sitä, että rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, jos se tapahtuu rekisteröidyn mielestä tietosuojalainsäädännön vastaisesti tai ilman oikeutta käsitellä jotain henkilötietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytössä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Rekisteröidyllä on oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos tietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja tietoja käsitellään automaattisesti.

Jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä on käsitellyt hänen henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vastaisesti, rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto).

Rekisteröity voi toteuttaa tämän kohdan mukaiset oikeudet rekisterinpitäjän toimistossa henkilökohtaisesti tai lähettämällä omakätisesti allekirjoitetun kirjeen kohdassa 1 mainitulle yhteyshenkilölle.

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavia tietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään, kun hän toimittaa tukihakemuksen AVEKille.

  1. Henkilötietojen luovutukset kolmansille osapuolille ja henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjä Kopiosto ry ei luovuta rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille muutoin kuin seuraavissa tapauksissa.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille (esim. Verohallinto) kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Voimme myös luovuttaa henkilötietoja kolmannelle osapuolelle tieteellistä tutkimustoimintaa varten.

Rekisterinpitäjä voi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin taataan sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä on tehnyt joidenkin palveluntoimittajien kanssa sopimuksia, jotka sisältävät henkilötietojen käsittelyn Kopioston puolesta. Tällaiset sopimukset koskevat tyypillisesti esimerkiksi ohjelmistokehitys-, ylläpito-, palvelin- ja IT-tukipalveluita.

  1. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Kopiosto ei siirrä henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

  1. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Kopiosto ei käytä henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään aina luottamuksellisesti ja kulloinkin voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Sähköisessä muodossa olevat rekisterin sisältämät tiedot on tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmiin, jotka on suojattu ulkopuolisilta palomuureilla, pääsynvalvonnalla ja muilla teknisillä suojakeinoilla. Pääsy rekisterin mukaisiin henkilötietoihin on vain niillä työntekijöillä ja ylläpitäjillä, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Järjestelmien käyttö edellyttää vähintään henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Rekisterinpitäjän palveluksessa olevia työntekijöitä sitoo henkilötietoja koskeva salassapitositoumus. Järjestelmät sijaitsevat lukitussa tilassa EU talousalueella, johon on asiattomilta pääsy estetty.

Käsiteltävä manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa ja vartioidussa tilassa.

  1. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Kopiostolla on oikeus muuttaa tietosuojaselostetta. Muutoksista ilmoitetaan Kopioston internet- sivuilla.