Ulkopuolisia oikeudenhaltijoita kohdellaan korvaustenjaossa samoin periaattein kuin Kopioston omia jäseniä.
Tekijänoikeuslain mukaan vaatimus henkilökohtaisesta korvauksesta tulee todistettavasti esittää kolmen vuoden kuluessa sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana teoksen kopiointi on tapahtunut.
Vaatimuksen kohteena olevien teosten kopioinnin tulee olla sallittua Kopioston kopiointiluvalla. Tällöin teoksen käyttöehdot eivät kiellä tai rajaa ko. käyttöä ja oikeudenhaltija ei ole ilmoittanut Kopiostolle teosten käyttökieltoa. Oikeudenhaltija ei myöskään ole sopinut teoksen käytöstä suoraan käyttäjien kanssa Kopioston kopiointiluvan kattamien käyttömuotojen osalta.
Kopioston perimistä kopiointikorvauksista maksetaan ulkopuolisille oikeudenhaltijoille korvausta, kun
- oikeudenhaltijan edustamien teosten kopioinnista on näyttöä Kopioston tutkimuksissa
- oikeudenhaltija toimittaa itse yksilöidyn näytön tai
- korvauksen arviointiin ilman näyttöä on olemassa erittäin painavia perusteita.
Kopioston kopiointilupien ja -korvaustenjaon perustana ovat tilastolliset tutkimukset. Näitä kopiointitutkimuksia tehdään laaja-alaisesti kattaen yhteiskunnan eri sektoreista oppilaitokset, julkishallinto ja yritykset. Tutkimukset toteutetaan 3–5 vuoden välein sektorista riippuen, ja niissä tutkitaan neljää eri kopiointitapaa: valokopiointia, tulostamista, verkkoaineiston kopiointia ja skannausta.
Teosten kopioinnin näyttö määritellään kopiointitutkimuksista. Vastaajina ovat kopiointiluvan käyttäjät, jotka raportoivat kopiointitapahtumat ja mm. sen, miten ja millaista aineistoa he ovat kopioineet. Mikäli kopioidun aineiston lähde on esimerkiksi kirja, pyydetään vastaajaa kertomaan myös kirjasta tarkempia tietoja, kuten ISBN-tunnus ja/tai kirjan nimi.
Edustamme valtuutuksilla tekijöitä, esittäviä taiteilijoita ja kustantajia. Näillä valtuutuksilla myönnämme oikeudenhaltijoiden puolesta lupia heidän teostensa käyttöön. Suomalaisten oikeudenhaltijoiden lisäksi edustamme ulkomaisten sisarjärjestöjemme kanssa tehtyjen sopimusten nojalla ulkomaisia oikeudenhaltijoita.
Kopiosto on tekijänoikeuslain 26 §:n nojalla hyväksytty myöntämään tekijöiden puolesta tekijänoikeuslain 26 §:ssä tarkoitettuja laajennettuja kollektiivisia lupia eli sopimuslisenssilupia teosten valokopioimiseksi (TekL 13 §) sekä teosten kappaleiden valmistamiseksi digitaalisessa muodossa opetustoiminnassa ja tieteellisessä tutkimuksessa käytettäväksi (TekL 14 §). Tekijänoikeuslain 26 §:n 1 momentin mukaan sopimuslisenssiä koskevia tekijänoikeuslain säännöksiä sovelletaan sopimukseen, joka on tehty tietyn alan tekijöiden teosten käyttämisestä käyttäjän tai käyttäjiä edustavan tahon ja opetus- ja kulttuuriministeriön hyväksymän järjestön välillä. Lain mukaan hyväksyttyä järjestöä pidetään tämän sopimuksen osalta oikeutettuna edustamaan muitakin saman alan teosten tekijöitä. Mainitulla sopimuksella laajennetun kollektiivisen käyttöluvan saanut voi luvan mukaisin ehdoin käyttää kaikkia tämän alan tekijöiden teoksia.
Opetus- ja kulttuuriministeriö on hyväksynyt Kopioston sopimuslisenssijärjestöksi tekijänoikeuslain 13 §:n (valokopiointi) ja 14 §:n (digitaalinen opetuskäyttö) aloilla. Tekijä, jota järjestö ei suoraan edusta, voi kieltää teoksen kappaleen valmistamisen opetustoiminnassa käytettäväksi (14 §:n 4 mom.). Kielto tulee esittää kirjallisesti Kopiostolle, joka ilmoittaa kiellosta asiakkailleen.
Kopiosto tarjoaa lupia tekijänoikeuden suojaamien julkaisujen osittaiseen kopiointiin ja digitaaliseen käyttöön sekä av-teosten erilaisiin käyttötapoihin.