I fördelningen av ersättningar behandlas utomstående rättsinnehavare enligt samma principer som Kopiostos egna medlemmar.
Enligt upphovsrättslagen ska begäran om individuell ersättning bevisligen framställas inom tre år efter utgången av det kalenderår under vilket kopieringen av verket har skett.
Kopiering av de verk som begäran gäller måste vara tillåten med Kopiostos kopieringslicens. Användningsvillkoren för verken förbjuder eller begränsar då inte sådan användning och rättsinnehavaren har inte meddelat om användningsförbud till Kopiosto. Rättsinnehavaren har inte heller avtalat om användning av verken direkt med användarna för de användningsformer som omfattas av Kopiostos kopieringslicens.
Ersättning betalas till utomstående rättsinnehavare från de kopieringsersättningar som Kopiosto licensierat när
- Kopiostos undersökningar ger bevis på kopiering av de verk som rättsinnehavaren representerar
- rättsinnehavaren själv uppvisar ett specifikt bevis eller
- det finns särskilt vägande skäl för bedömning av ersättning utan bevis.
Kopiostos kopieringslicenser och fördelningen av ersättningar bygger på statistiska undersökningar. Dessa kopieringsundersökningar omfattar läroanstalter, offentlig förvaltning och företag från olika samhällssektorer. Undersökningarna utförs med 3–5 års mellanrum beroende på sektor, och gäller fyra olika typer av kopiering: fotokopiering, utskrift, kopiering av material från internet och skanning.
Bevisningen för kopiering av verk fastställs genom kopieringsundersökningarna. Undersökningarna besvaras av användarna av kopieringslicenser, som rapporterar kopieringshändelser samt bland annat hur och vilka typer av material de har kopierat. Om källan till det kopierade materialet exempelvis är en bok ombeds den som besvarar undersökningen att uppge information om boken, såsom ISBN-numret och/eller bokens namn.
Vi representerar upphovsmän, utövande konstnärer och förläggare genom fullmakter. Med dessa fullmakter beviljar vi för rättsinnehavarnas räkning rättigheter att använda deras verk. Vid sidan av finländska rättsinnehavare representerar vi även utländska rättsinnehavare med stöd av avtal som vi ingått med våra systerorganisationer.
Med stöd av upphovsrättslagens 26 § är Kopiosto berättigad att för upphovsmännens räkning bevilja sådana utvidgade kollektiva licenser, det vill säga avtalslicenser, för fotokopiering av verk som avses i UpphL 26 § (UpphL 13 §) samt framställning av exemplar av verk för användning i undervisningsverksamhet eller vetenskaplig forskning (UpphL 14 §). Enligt 26 §, 1 momentet i upphovsrättslagen tillämpas upphovsrättslagens bestämmelser om avtalslicens på sådana avtal om användning av ett verk som skapats av upphovsmän inom ett visst område, som har ingåtts mellan användaren och en av undervisnings- och kulturministeriet godkänd organisation. En organisation som är godkänd enligt lagen anses i fråga om detta avtal ha rätt att företräda också andra upphovsmän inom samma område. En licenstagare som med stöd av nämnda avtal fått en utvidgad kollektiv licens får i enlighet med licensvillkoren använda alla verk av upphovsmän inom detta område.
Undervisnings- och kulturministeriet har godkänt Kopiosto som avtalslicensorganisation för de områden som omfattas av upphovsrättslagens 13 § (fotokopiering) och 14 § (digital användning för undervisningsändamål). En upphovsman som inte direkt representeras av organisationen kan förbjuda framställning av exemplar av sina verk för användning för undervisningsändamål (14 §, 4 mom.). Förbudet ska framföras skriftligen till Kopiosto, som meddelar sina kunder om förbudet.
Kopiosto erbjuder licenser för kopiering och digital användning av delar av upphovsrättsligt skyddade publikationer samt olika användningar av audiovisuella verk.